Professionelles Forderungsmanagement sichert Liquidität und minimiert Risiken.
Jedes Unternehmen, egal ob klein, mittelständisch oder groß, ist mit dem Forderungswesen und den damit verbundenen Mahnverfahren konfrontiert. Rechnungen für Produkte oder Dienstleistungen zu stellen, ist die Grundlage jeder kaufmännischen Tätigkeit. Doch den Überblick zu behalten, offene Forderungen einzutreiben, Mahnungen zu erstellen, diese rechtlich abzusichern und fristgerecht zu versenden, ist oft eine Herausforderung. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich daher, das Mahnverfahren und die Forderungsüberwachung auszulagern.
Forderungsmanagement durch Inkasso sichert Einnahmen
Sollen die Einnahmen stimmen, muss jedes Unternehmen die Einhaltung von Zahlungszielen ebenso überwachen wie die Realisierung der Forderungen prüfen und Risiken abschätzen. Ohne ein entsprechendes Forderungsmanagement wird der Geschäftserfolg auf sich warten lassen, und die Existenzsicherheit des Unternehmens könnte bedroht sein. Wie sich seit einigen Jahren zeigt, hat die Zahlungsmoral sowohl in Europa als auch in den USA und in China stark abgenommen. Dies stellt ein wachsendes Problem für Unternehmen dar, da der Geldfluss aufrechterhalten und die Liquidität gewährleistet sein muss.
Effizientes Mahnwesen als Schlüsselfaktor
Wird eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt und bleibt eine Forderung trotz abgelaufenem Zahlungsziel aus, muss gemahnt werden. In der Regel versenden Unternehmen eine Woche nach Ablauf des Zahlungsziels die erste Mahnung. Oft wird bei der ersten Mahnung, aus Rücksicht auf den Kunden, darauf verzichtet, Mahngebühren zu erheben. Die Mahnung erhält dadurch eher den Charakter eines Erinnerungsschreibens.
Rechtliche Aspekte des Mahnwesens
Rechtlich betrachtet dürfen bei der ersten Mahnung die Gebühr für den Postversand und die Kosten für den Druck des Schreibens verrechnet werden. Spätere Mahngebühren sind von den Gerichten unterschiedlich festgelegt. Auch eine Verrechnung von Verzugszinsen ist grundsätzlich möglich, jedoch unüblich beim ersten Mahnschreiben.
Eskalation bei ausbleibender Zahlung
Ist auch die dritte Mahnung erfolglos verlaufen, müssen weitere Schritte unternommen werden. Dies kann die Einschaltung eines Inkassounternehmens oder die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens umfassen. Es ist wichtig, die rechtlichen Fristen und Formalien genau einzuhalten, um die Ansprüche des Unternehmens nicht zu gefährden.
Ratenzahlungen als Kompromisslösung
Grundsätzlich können auch Ratenzahlungen angeboten werden. Es ist oft besser, offene Forderungen auf mehrere Zahlungen verteilt zu erhalten, als einen gänzlichen Ausfall zu riskieren. Ein solches Entgegenkommen kann auch die Kundenbeziehung positiv beeinflussen.
Vorteile des Outsourcings von Mahnwesen und Forderungsmanagement
Das Outsourcing von Mahnwesen und Forderungsmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis: Mitarbeiter werden von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben entlastet und können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
- Kostenreduktion: Professionelle Inkassounternehmen verfügen über effiziente Prozesse und können so Kosten senken.
- Risikominimierung: Experten kennen die rechtlichen Rahmenbedingungen und minimieren das Risiko von Fehlern, die zu Forderungsausfällen führen könnten.
- Liquiditätssicherung: Durch schnelles und konsequentes Mahnwesen wird die Liquidität des Unternehmens gesichert.
- Konzentration auf das Kerngeschäft: Die Auslagerung ermöglicht es, sich voll und ganz auf die Weiterentwicklung des Unternehmens zu konzentrieren.
- Professionelles Auftreten: Ein professionelles Inkassounternehmen kann die Kommunikation mit säumigen Zahlern übernehmen, ohne die Kundenbeziehung unnötig zu belasten.
Risikominimierung durch Bonitätsprüfung
Bestehen von Haus aus Bedenken, dass Forderungen beglichen werden, empfiehlt sich eine Bonitätsprüfung. Dadurch kann das Risiko von Zahlungsausfällen minimiert werden, bevor es überhaupt zu einem Geschäftsabschluss kommt.
Professionelles Forderungsmanagement sichert den Erfolg
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein professionelles Forderungsmanagement, egal ob intern oder durch Outsourcing, für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich ist. Durch die Einhaltung von Zahlungszielen, ein effizientes Mahnwesen und die Minimierung von Risiken wird die Liquidität gesichert und die Grundlage für ein gesundes Wachstum gelegt. Die Entscheidung für oder gegen das Outsourcing sollte sorgfältig abgewogen werden, wobei die individuellen Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens berücksichtigt werden sollten.